QUE ES UN ERP Y COMO SELECCIONARLO?
Los sistemas de planificación de
recursos empresariales (ERP) son sistemas de información gerenciales que
integran y manejan muchas de las prácticas de los negocios asociados con las
operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida
en la producción de bienes o servicios.
Introducción
La Planificación de Recursos
Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de
Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material
(MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística,
distribución, inventario, envíos, facturas y una contabilidad para la compañía
de la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede
intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas,
entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de
administración y la administración de recursos humanos.
Los sistemas ERP ocasionalmente son
llamados back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el
público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en
contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una
relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un
sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios
electrónicos tales como comercio electrónico, gobierno electrónico,
telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; así mismo, es un
sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente
una relación administrativa con ellos (SRM).
ERP's están funcionando ampliamente a
través de las empresas. Todos los departamentos funcionales que están
involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema.
En adición a la manufactura, almacenamiento, logística e información
tecnológica, a las que se le podrían incluir la contabilidad, recursos humanos,
mercadotecnia y administración estratégica.
Definición
Los sistemas de planificación de
recursos de la empresa (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de
información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio
asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Los
sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única
aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas,
compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS
(sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes,
pedidos, nóminas, etc. Solo podemos definir un ERP como la integración de todas
estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de
facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre
únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra
aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento
de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el
momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de
negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de
"Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el
tiempo".
Los
objetivos principales de los sistemas ERP son:
ü Optimización de los procesos empresariales.
ü Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
ü La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
ü Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes).
ü Reducción de tiempos y de los costes de los procesos (mediante procesos de reingeniería).
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Las
características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial,
es que deben de ser sistemas integrales, modulares y adaptables
·
Integrales, Porque permiten controlar los
diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de
una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es
punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente
haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el
proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de
distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos
contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que
controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar
integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la
información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario
favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el
pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se
manipula y se encuentra protegida.
·
Modulares. Los ERP entienden que una empresa es
un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la
información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja
de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se
encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los
requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacén, recursos humanos, etc.
Ø Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse
a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración
o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten
de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una
empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP
más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación
para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor
añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las
necesidades concretas de cada empresa.
Otras características destacables de
los sistemas ERP son:
Ø Base de datos centralizada.
Ø Los componentes del ERP interactúan
entre sí consolidando todas las operaciones.
Ø En un sistema ERP los datos se
ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.
Ø Las empresas que lo implanten suelen
tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema
ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es
necesario.
Ø Aunque el ERP pueda tener menús
modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto es:
es un único programa (con multiplicidad de librerías, eso si) con acceso a una
base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de
un ERP con la de una suite de gestión.
Ø La tendencia actual es a ofrecer
aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina
versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o
preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más
utilizados).
Las
soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que
necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la
parametrización inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y
desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en
tiempo, dinero para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la
aplicación.
Las
metodologías de implantación de los ERPs en la empresa no siempre son todo lo
simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.
SELECCIÓN ERP:
No
hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas;
solamente trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben
cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el
sistema entra en función. Por ello, antes, durante y después de la implantación
de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:
1) Definición de resultados a obtener con
la implantación de un ERP.
2) Definición del modelo de negocio.
3) Definición del modelo de gestión.
4) Definición de la estrategia de
implantación.
5) Evaluación de oportunidades para
software complementario al producto ERP.
6) Alineamiento de la estructura y
plataformas tecnológicas.
7) Análisis del cambio organizativo.
8) Entrega de una visión completa de la
solución a implantar.
9) Implantación del sistema.
10) Controles de calidad.
11) Auditoría del entorno técnico y del
entorno de desarrollo.
12) Benchmarking de la implantación.
IMPLANTACIÓN:
Debido a su amplia visión de
aplicación dentro de la empresa, el sistema software ERP confía en algunos de
los software más largos que se hayan elaborado. Al implementar tal sistema de
software largo y complejo en una compañía se solía involucrar a un grupo de
analista, programador y usuarios. Esto fue, por lo menos, hasta el desarrollo
de la Internet permitiendo a los consultantes tener acceso a las computadoras
de la compañía con el fin de poder instalar los datos actualizados y
estandarizados de implementación del ERP, sin ayuda profesional, puede ser un
proyecto muy caro para grandes compañías, especialmente para las transnacionales.
Las compañías especializadas en la implementación del ERP, sin embargo, pueden
expedir estos procesos y pueden complementar la tarea por debajo de seis meses
con un sólido examen piloto.
Los
sistemas de planificación de recursos empresariales están muchas veces
estrechamente ligados a suplementar la cadena administrativa y los sistemas de
automatización logística. El software de cadenas de suplemento administrativo
puede extenderse a los sistemas ERP para incluir enlaces con proveedores.
Con
la implementación de los sistemas ERP, las compañías muchas veces buscan la
ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compañías consultoras. Consultar
en el ERP incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta técnica.
Una consulta de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las
compañías y muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a
través de la configuración de los sistemas ERP para las necesidades de las
organizaciones. La consulta técnica muchas veces implica programación. La
mayoría de los vendedores de ERP permiten modificar sus software para las
necesidades de los negocios de sus clientes.
Personalizar
un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos paquetes
no están diseñados para el soporte personal, así que muchos negocios
implementan la mejor de prácticas en la arquitectura de los sistemas ERP.
Algunos paquetes ERP son muy genéricos en sus reportes e informes, tal
personalización se espera en cada implementación. Es importante el reconocimiento
para estos paquetes, hace con mucho más sentido la compra de los reportes de
paquetes de tercera parte, que interactúan particularmente con el ERP.
Hoy éstos son algunos sistemas ERP
basados en Web . Las compañías podrían desplegar ERP basados en Web, porque no
requiere un lado cliente en la instalación, y es un cruce de programa y
mantenimiento central. Mientras tengas una conexión a internet, tú puedes
acceder a los ERPs basados en Web a través del típico navegador web.
VENTAJAS
Un fabricante que no disponga de un
ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones
de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su
negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente
desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración
de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos
estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la
revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc.
La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, están integrados.
La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relación administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la manufactura.
¿QUE ES UN CRM ?
CRM:
Administración De La Relación Con Los Clientes (Customer Relationship Management):
v Es un concepto relacionado con el
marketing relacional, o sea es un modelo en el cual se le da prioridad a los
clientes actuales. esto permite establecer relaciones que darán beneficios a
largo plazo.
v Administrar la relación con los
clientes, esto es, servicio al cliente o gestión al cliente.
v Es un software para la administración
de la relación con los clientes. en este caso, estamos hablando de sistemas
informáticos que apoyen y guíen la relación con los clientes, administrando las
ventas, los eventos ocurridos como llamados telefónicos, mensajes de correo,
presupuestos enviados, las tareas de los diferentes usuarios etc, teniendo así
una historia de todo lo ocurrido con el cliente desde el momento del contacto
hasta que se produce la venta y fundamentalmente más allá de la misma.
Teniendo
en cuenta esto, podemos decir que CRM
es una estrategia de negocio, en donde se busca entender y anticipar las
necesidades de los clientes existentes, soportada y conducida por un software
apropiado que permita seriamente realizar el seguimiento de todo lo acontecido
con el cliente y extraer conclusiones que nos permita mejorar en el futuro
dicha relación. en pocas palabras, se trata de una estrategia de negocios
enfocada en el cliente y sus necesidades.
DIFERENCIAS ENTRE EL CRM Y ERP
ERP:
v
Permite
organizar y manejar la producción, facturación, cobranzas, contabilidad, o sea
planificar los recursos de la empresa, sin involucrar al cliente y sus
necesidades y preferencias
v
Mantiene
la historia administrativa y contable con nuestro cliente,
v
Mantiene
la información de pedidos, fechas de facturación, fechas de entrega y
cobranzas, etc.
v
Permite
mantener las cuentas claras con el cliente. La protagonista aquí es nuestra
empresa.
v
Permite
mostrar una buena imagen nuestra mediante la buena organización de nuestra
información.
CRM:
v
Permite
establecer una relación más cercana con el cliente. Este último nos permite
saber las necesidades del cliente, sus preferencias, sus necesidades, mantener
la historia y la evolución de nuestra relación con el cliente, cuantas veces
conversamos con él, cuanto hace que no nos comunicamos, cuando fue la última
vez que enviamos un pedido o un catálogo, cuantos correos intercambiamos.
v
Brinda
datos que hacen al servicio que le ofrecemos y de esa manera nos ayudará a
retenerlo y atenderlo como merece.
v
Se
tendría una mejor idea de en que momento del mes conviene realizar la cobranza,
saber cuales son sus preferencias de pedidos o días y horarios de entrega.
v
Nos
permite saber las necesidades del cliente, sus preferencias, mantener la
historia y la evolución de nuestra relación con el cliente, cuantas veces
conversamos con él, cuanto hace que no nos comunicamos, cuando fue la última
vez que enviamos un pedido o un catálogo, cuantos correos intercambiamos.
v
Nos
brinda datos que hacen al servicio que le ofrecemos y de esa manera nos ayudará
a retenerlo y atenderlo como merece.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL (SIG) EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS
La aplicación de los
sistemas de información gerencial (SIG) en Colombia puede ayudar
a mejorar su administración y
procesos dentro de ella haciéndola de
este modo más fuerte ante el mercado y competitiva.
Los diferentes manejos de
las SIG traen consigo muchas ventajas como la optimización en sus procesos y
toma de decisiones, rentabilidad, eficiencia, disminución de costos,
inversiones altamente rentables, las
cuales ayudarían a cada una de las
empresas de nuestro país si llegasen a implementar algunos de sus modelos en
sus organizaciones.
En la actualidad
los sistemas de información gerencial son una necesidad en la empresas en su día a día , ya que estas manejan grandes cantidades de
datos e información los cuales deben ser analizados constantemente y por esto es
importante almacenarlos de una
manera acertada ya que es un elemento
indispensable en el momento de la toma de decisiones para las estrategias corporativas.
Como podemos ver los SIG nos brindan muchas ventajas al
momento de implementarlas en las empresas, pero también podríamos nombrar como desventaja ,su alto costo (capacitaciones
de personal, hadwares ,sofwares, tiempo) para implementarla dentro de una
empresa.
BIBLIOGRAFIA:
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